Privacy

De nieuwe Privacy Verklaring

25 mei 2018

Website:
De websites van Energy Circle energycircle.nl

Cookies:
Als u gebruikt maakt van de website dan worden standaard de volgende cookies gebruikt: verzamelen en analyseren van statistieken (Google Analytics). Hierbij zijn er geen of geringe gevolgen voor de privacy van de websitebezoekers. Deze cookies worden ongeveer 6 maanden bewaard. Wij verwerken hierbij geen volledige IP-adressen en er worden geen volledige IP-adressen of andere gegevens met Google gedeeld.

Persoonsgegevens: Klantgegevens en werknemer gegevens.

Klantgegevens:
Wij houden digitale en/of fysieke dossiers aan van onze klanten en relaties. Wij gebruiken klantgegevens ter uitvoering van de met onze klanten gesloten overeenkomsten en (voor zover daar geen overeenkomst voor is) voor het verstrekken van informatie of adviezen aan onze klanten. De klantgegevens die wij verwerken:
a. naam, adres, woonplaats van het bedrijf;
b. bankrekeningnummer van het bedrijf;
c. KvK-nummer van het bedrijf;
d. Mailadressen en overige contactgegevens van natuurlijke personen werkzaam bij het bedrijf;
e. financiële, administratieve, juridische gegevens van het bedrijf;
f. overige gegevens die wij ontvangen of verwerken in het kader van de aan ons verstrekte opdracht(en), niet zijnde bijzondere persoonsgegevens.

Werknemer gegevens:
Wij houden digitale en/of fysieke dossiers aan van onze medewerkers. Wij gebruiken werknemer gegevens ter uitvoering van het personeelsmanagement en de salarisadministratie. Dit betreft de volgende gegevens:
a. naam, adres en woonplaats;
b. BSN-nummer, geboortedatum en geslacht;
c. Bankrekeningnummer;
d. arbeidsovereenkomst, tijdvak dienstverband, parttime factor;
e. functie en salaris en indien van toepassing auto van de zaak inclusief cataloguswaarde;
f. aantal gewerkte en afwezigheidsuren (verlof, ziekte etc.);
g. privé mailadressen medewerkers;
h. contactgegevens “in case of emergency” van de medewerkers;
i. kopie ID-bewijzen;
j. loonadministratie;
k. eventuele overige persoonsgegevens die nodig zijn in het kader van personeelsmanagement, niet zijnde bijzondere persoonsgegevens.

Toegankelijkheid:
Iedere medewerker heeft in beginsel alleen toegang tot de persoonsgegevens die ten behoeve van de klanten of relaties worden verwerkt. Wij delen persoonsgegevens van de medewerkers met de belastingdienst, voor zover dat noodzakelijk is. Overigens hebben wij jegens de belastingdienst op grond van toepasselijke wet- en regelgeving de verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en met de belastingdienst te delen.
Voor de loonadministratie maken wij gebruik van de diensten van Van Braak Accountants en de portal www.loket.nl. Daarnaast maken wij gebruik van het boekhoudsysteem yuki.nl en het urenverantwoordingssysteem yoobi.nl.
Voor het verwerken van persoonsgegevens maken wij gebruik van software die door één of meer derden ter beschikking wordt gesteld en waarvoor zij supportdiensten verlenen. Ook maken wij gebruik van ICT-dienstverleners. Het kan voorkomen dat ook deze entiteiten (vaak voor zeer beperkte duur) toegang hebben tot persoonsgegevens, indien dat nodig is voor de verlening van support of onderhoud. Wij verstreken geen persoonsgegevens aan andere derden, tenzij dat nodig of nuttig is voor hetgeen hierboven is vermeld.

Termijnen:
Wij bewaren klantgegevens voor een periode van (ongeveer) 8 jaar. We gaan uit van minimaal de termijn waarbinnen de belastingdienst nog gegevens kan opvragen of nog aanslagen of correcties kan toepassen.
De termijn voor het bewaren van medewerker gegevens en overige persoonsgegevens, zoals verstrekt bij een sollicitatieprocedure zijn vastgelegd in het verwerkingsregister, zie bijlage.

Bron van persoonsgegevens:
Wij kunnen op verschillende manieren persoonsgegevens verkrijgen: van onze klanten, van de medewerkers, van een voormalig accountant of administrateur, van andere dienstverleners van onze klanten, via openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel en het Kadaster en van de hierboven onder sub e genoemde entiteiten. i. Gaat het om het voeren van acquisitie dan kunnen maken we gebruik van gegevens uit de Kamer van Koophandel.

Beveiliging van persoonsgegevens:
Persoonsgegevens worden in een beveiligde omgeving verwerkt en binnen de Europese Unie opgeslagen. Wij hebben hiervoor op meerdere niveaus beveiligingsmaatregelen genomen. Wij evalueren periodieke de mate van beveiliging en stellen zo nodig ons beveiligingsbeleid bij.

Rechten van betrokkene:
De persoon van wie wij persoonsgegevens verwerken (de betrokkene) heeft conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming diverse rechten. Kort verwoord gaat het om het volgende.
– inzage vragen van de persoonsgegevens die van hem/haar worden verwerkt,
– zijn/haar persoonsgegevens te rectificeren,
– wissen van persoonsgegevens te vragen,
– beperking van de verwerking,
– persoonsgegevens over te dragen,
– recht om bezwaar te maken.

Deze exacte inhoud van deze rechten en de eventuele beperkingen ervan, staan vermeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij houden ons aan hetgeen daar staat vermeld over deze rechten.

Nieuwsbrief Marktvisie:
Met toestemming van de Gebruiker worden zijn persoonsgegevens gebruikt om hem door toezending van een nieuwsbrief te informeren over de ontwikkelingen op het gebied van de energiemarkt. Indien de Gebruiker de nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, dan kan hij zich hiervoor afmelden via de ‘afmelden’ link in de nieuwsbrief.

Klacht:
Indien een klant of medewerker meent dat privacy rechten worden geschonden heeft degene het recht om daar een klacht over in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Datalekken:
Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden melden we dat zonder onredelijke vertraging aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoud voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen delen wij de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee.

Verwerkingsverantwoordelijke:
De directie van Energy Circle is verwerkingsverantwoordelijke.

EC-associaties